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Legalizzazione e traduzione documenti italiani per estero

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Legalizzazione e traduzione documenti italiani

La validità per l’autenticità di un documento sia per un privato che per un azienda può essere certificato con: asseverazione, legalizzazione o apostille (alternativa alla legalizzazione per i Paesi sottoscrittori della Convenzione dell’Aia del 1961).

Quando l’asseverazione del documento è necessaria?

A. L’asseverazione della traduzione di un documento è necessaria quando si rende legalmente valido un documento redatto in lingua straniera su tutto il territorio italiano quindi rimane d’obbligo la traduzione del documento in lingua italiana.
B. nel caso in cui bisogna formalizzare un documento in un'altra nazione in questo caso il processo di asseverazione costituisce uno passaggio necessario per la successiva legalizzazione del documento.

Chi può asseverare e come avviene l’asseverazione di un documento?

La traduzione di un documento rispetto all’originale può essere certificata tramite giuramento in Tribunale da:
A. può essere la persona stessa che ha tradotto il documento quindi un traduttore madrelingua;
B. una figura professionale (traduttore, interprete, perito o altro) iscritta all’albo dei consulenti tecnici presso il Tribunale di competenza;
C. una figura professionale (traduttore, interprete, perito o altro) iscritta all’Associazione Periti ed Esperti della Camera di Commercio dell’Industria e dell’Artigianato competente. Una di queste 3 categorie professionali di solito firma un verbale di giuramento (fornito dal tribunale o da uno studio professionale) in presenza di un funzionario del Tribunale competente presso la Cancelleria dello stesso e si fa carico di ogni responsabilità derivante dalla veridicità della sua dichiarazione. Il documento viene poi timbrato dal funzionario del Tribunale dove risulta asseverato nel momento stesso in cui viene firmato e timbrato.

Cosa significa legalizzare un documento italiano per uso estero?

Il termine legalizzazione fa riferimento al procedimento tramite il quale si autentica la firma apposta da un pubblico ufficiale su un documento o un atto dando valore legale.

Quando è necessario legalizzare un documento?

La legalizzazione della firma di un documento è possibile farla in due casi:
1) Per legalizzazione documenti per l’estero: questo serve quando le firme sottoscritte su un qualsiasi atto o documento fatto in Italia debbano avere valore legale all’estero davanti a una autorità estera.
2) Per legalizzazione documenti stranieri in Italia: questo serve quando sia necessario legalizzare, entro i confini dello Stato italiano, un documento fatto all’estero.

Riprendendo sempre il D.P.R. 28/12/2000 n°445, Art. 33, comma 2:

- Le firme sugli atti e documenti formati all’estero da autorità estere e da valere nello Stato sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all’estero.
- Le firme apposte su atti e documenti dai competenti organi delle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane o dai funzionari da loro delegati non sono soggette a legalizzazione.

Come viene legalizzata la firma sui documenti?

La legalizzazione viene effettuata dalla prefettura competente (per delega del Ministero degli Affari Esteri) in alcuni casi può provvedere al servizio di legalizzazione documenti la a Procura della Repubblica.
Il documento deve presentare la firma completa da legalizzare.

Una volta presa visione del documento, si procede ad apporre i seguenti dati:

1) data e luogo di legalizzazione;
2) nome e cognome;
3) qualifica e firma del pubblico ufficiale legalizzante;
4) timbro dell’Ufficio Territoriale Del Governo (come descritto nell’Art. 30 del D.P.R. 28/12/2000 n°445). Ci sono dei casi dove la legalizzazione non è richiesta quindi è possibile ufficializzare un documento semplicemente tramite apostille.

APOSTILLE: ALTERNATIVA ALLA LEGALIZZAZIONE DOCUMENTI

L’apostille sostituisce la legalizzazione presso l’ambasciata quindi è una certificazione che convalida sull’originale del certificato con pieno valore giuridico e sul piano internazionale l'autenticità di un atto pubblico e in particolare di un atto notarile.

Quindi una persona proveniente da un Paese che ha aderito alla Convenzione dell’Aja non ha bisogno di recarsi presso il consolato italiano e chiedere la legalizzazione, ma può recarsi presso l’autorità interna di quello Stato, indicata per ciascun Paese nell’atto di adesione alla Convenzione stessa (normalmente si tratta del Ministero degli esteri) per ottenere l’annotazione della cosiddetta apostille sul certificato.

Essa sostituisce, quindi, in toto la legalizzazione del documento effettuata nei modi usuali attraverso l'ambasciata o del consolato dello Stato in cui verrà utilizzato, avendo piena validità in tutti i numerosi Paesi sottoscrittori della Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961 e deve essere apposta da una della Autorità identificate nella Convenzione stessa.

Quindi il documento apostillato deve essere ritenuto valido dalla legge italiana essendo sufficiente la traduzione giurata in italiano per farlo valere di fronte alle autorità italiane.

La gamma di documenti legalizzati mediante apostille, da parte delle autorità interne dello Stato di provenienza, può riguardare anche i rapporti giuridici familiari o di parentela, le dichiarazioni ufficiali indicanti una registrazione, un visto di data certa, un’autenticazione di firma, apposti su un atto privato. Non possono essere certificati tramite apostille i documenti amministrativi che si riferiscono a un'operazione commerciale o doganale, nonché i documenti redatti da un agente diplomatico o consolare.

Elenco degli Stati che hanno sottoscritto e in cui è entrata in vigore la Convenzione dell’Aja: